Eh oui! Je t’annonce officiellement qu’il est déjà temps de te lancer dans les préparatifs du party de Noël de bureau!
Des événements, j’en ai plusieurs à mon actif. De l’organisation d’un gala de finissants en passant par un banquet, un spectacle de danse, un surprise, une conférence ou encore des portes ouvertes, le milieu de l’événementiel me captive toujours un peu plus à chaque nouveau projet.
Alors que pour la plupart des gens, c’est synonyme de maux de tête, pour moi, c’est plutôt synonyme de défi!
Pour te donner un coup de pouce, j’ai pensé te partager mon aide-mémoire perso. La clé du succès est dans une bonne planification. Même si tes gougounes n’ont pas encore été mises au rancart, il n’est pas trop tôt pour ouvrir le dossier #PartyDeNoël.
1- Les 5 questions essentielles
- Quels objectifs désires-tu atteindre avec ton événement?
- Quel est ton budget? (entrée gratuite ou payante)
- Qui est ton public cible?
- Combien d’invités sont attendus?
- Aimerais-tu une célébration avec thématique?
c’est l’heure d’un bon remue-méninges.
laisse aller toutes les idées et folies qui te passent par la tête!
2- Le plan détaillé des besoins
- Trouver une date et une heure
Ce serait bien d’avoir congé le lendemain… Tes collègues te seront très reconnaissants! - Trouver un lieu répondant à tous tes besoins
Les salles sont toujours très en demande à ce moment de l’année, d’où l’importance de s’y prendre dès maintenant si tu ne veux pas te retrouver le bec à l’eau à célébrer entre le photocopieur et la machine à café! Certains endroits offrent des formules obligatoires Clé en main, d’autres sont plus flexibles quant à une organisation personnalisée. - Planifier les besoins matériels et services offerts
Décorations, prix de présence, commandites, stations personnalisées, vestiaire, services de traiteur et de bar, service d’audiovisuel, divertissement, animation, raccompagnement sécuritaire à domicile… - Planifier les besoins en ressources humaines
Employés/bénévoles pour montage et démontage, nettoyage, sécurité ou autres. - Planifier le déroulement détaillé
On laisse l’improvisation de côté pour cette fois-ci. De la préparation de la salle jusqu’au nettoyage à la fin de l’événement, il est important de prévoir un horaire des activités afin d’éviter un flop: montage, accueil, vestiaire, cocktail de bienvenue, discours, repas, divertissement, jeux, échange de cadeaux, démontage et nettoyage, etc.
3- La liste des tâches à compléter et l’échéancier
Demande de l’aide, car le simple fait de déléguer va te faciliter la vie!
#TeamWork
4- Le magasinage
Que mon budget soit élevé ou non, je cherche toujours à en avoir le plus possible pour mon argent. En comparant les prix des différents magasins en ligne, tu pourrais faire de belles économies. Tu peux ensuite effectuer des demandes de soumission en ayant déjà fait un premier tri.
Ca-ching!
5- Lancement des invitations
Par courriel, par événement Facebook ou en papier. Ça y est… c’est parti!
En cas de panique…
Tu te lances dans un projet d’envergure? Tu manques de temps ou d’idées et ça te donne le vertige juste à y penser? La meilleure compagnie en ville pour t’aider à organiser ton événement est Sync Productions.
Elle peut t’offrir une panoplie de services pour t’assister dans ta soirée de rêve et venir à ta rescousse!
Si tu te sens d’attaque, mais qu’il te manque seulement quelques idées ou ressources, tu peux toujours faire appel à elle pour son service à la carte. Tu pourrais surprendre tes invités avec une touche d’originalité en ajoutant
- une prestation musicale ou un spectacle à thématique,
- une location de décorations,
- des stations personnalisées,
- un animateur, photographe/vidéaste ou chorégraphe.
Pour les avoir vu à l’oeuvre à plusieurs reprises, je peux te confirmer qu’aucun détail n’est laissé au hasard. Une belle équipe professionnelle qui offre un service de qualité hors pair!
sur ce, Bon party!